KI-Strategie für den Mittelstand

Das Hybride Unternehmen beginnt mit eurem Wissen.

Ein Unternehmen, in dem Menschen und KI-Agenten als Kollegen arbeiten, braucht ein System: euer Wissen, KI-Agenten, eure Freigabe, messbare Wirkung. Wir bauen euer KI-Unternehmenssystem auf, befähigen euer Team und betreuen es, so weit ihr wollt.

Euer Wissen gehört euchIhr bestimmt, was die KI allein darfDatenschutz von Anfang an geregelt
EUER WISSEN Vertriebsinnendienst Redaktion Service-Assistenz Key Accountgibt frei Abteilungsleitunglegt Grenzen fest Geschäftsführungentscheidet
Warum ein System

KI ist da. Aber in den meisten Unternehmen arbeitet sie ohne das Unternehmen.

Jeder im Team probiert ChatGPT. Die Ergebnisse sind brauchbar, aber beliebig: Die KI kennt weder eure Kunden noch eure Abläufe noch euren Ton. Das Wissen dafür steckt in Köpfen, Mails und Ordnern. Und niemand hat festgelegt, was die KI allein tun darf und wo ein Mensch freigibt.

Jeder nutzt KI, niemand führt sie.Einzelne Abos, eigene Prompts, kein gemeinsamer Stand.
Euer Wissen ist nicht da, wo die KI arbeitet.Es liegt in Köpfen, Postfächern und Ordnern.
Datenschutz klärt ihr einmal.Nicht bei jedem Tool neu.
Ihr wollt Ergebnisse, keine Tool-Abos.Gemessen an Kennzahlen, die vorher feststehen.
Stufe 1

KI als Werkzeug

Jeder nutzt sie für sich, das Unternehmen arbeitet wie vorher.

Stufe 2

KI als Mitarbeiter

Einzelne Agenten übernehmen feste Aufgaben, wissen aber nichts voneinander.

Stufe 3

KI als Unternehmenssystem

Wissen, Prozesse, Agenten und Menschen als ein System, das mit jeder Runde lernt.

Darum geht es auf dieser Seite

Die meisten stehen auf Stufe 1. Wo steht ihr?

KI ohne Wissen

Tools werden eingeführt, das Wissen bleibt in Köpfen und Postfächern. Die Ergebnisse bleiben beliebig.

Keine klaren Grenzen

Niemand legt fest, was die KI allein darf. Entweder darf sie nichts, oder niemand weiß, was sie tut.

Keine Lernschleife

Jedes Vorhaben fängt von vorn an, weil Erkenntnisse nirgends zurückfließen.

Das KI-Unternehmenssystem setzt an genau diesen drei Stellen an.

Das Ziel
Das Hybride Unternehmen: ein Unternehmen, in dem Menschen und KI-Agenten als Kollegen arbeiten.

Die Agenten recherchieren, entwerfen, werten aus und erledigen Routinen. Die Mitarbeitenden führen und entscheiden: Sie setzen die Richtung, prüfen und geben frei. Sie konzentrieren sich auf das, was nur sie können.

Nicht KI statt MenschenSondern Menschen mit KI, in festen Rollen
So funktioniert es

Fünf Ebenen, damit KI für euer Unternehmen arbeitet

Jede Ebene löst ein Problem aus dem Alltag mit KI. Zwei davon sind der Unterschied zu jedem KI-Tool: Euer Wissen gehört euch, und die Entscheidungen bleiben bei euren Mitarbeitenden.

5

Wirkung

Ihr seht, was die KI bringt: sichtbar werden, klüger entscheiden, effizienter arbeiten. Gemessen an Kennzahlen, die wir vorher festlegen.

4

Mensch
Strategie bleibt bei euch

Ihr behaltet die Kontrolle: Ihr prüft und gebt frei. Je Prozess legt ihr fest, ob ein Agent nur vorschlägt, mit Rückfrage ausführt oder innerhalb klarer Grenzen auch vollautomatisch handeln darf.

3

KI-Agenten

Die KI arbeitet so, wie euer Unternehmen arbeitet: nach euren Prozessen, mit eurem Wissen. Die Modelle dahinter sind austauschbar, ihr hängt an keinem Anbieter.

2

Euer Wissen und eure Prozesse
gehört euch

Die KI kennt euch: wer ihr seid, wie ihr klingt, wie ihr arbeitet, was entschieden wurde. Als lesbare Dateien in eurem eigenen Speicher, unabhängig von jedem Anbieter. Ein Modellwechsel ändert nichts am Fundament.

1

Eure Systeme und Daten

Ihr müsst nichts austauschen: CRM, E-Mail, Projekttool und Fachsysteme bleiben, wie sie sind.

↺ Lernschleife: Das System wird mit jeder Runde besser: Was gelernt wird, fließt ins Wissen zurück, ohne dass jemand es neu baut.
Rahmen: Klare Regeln, Datenschutz, gelebte Kultur.
Wer was tut

KI-Agenten bekommen Rollen. Die Verantwortung bleibt bei Menschen.

Ein KI-Unternehmenssystem verändert nicht, wer entscheidet. Es verändert, womit eure Mitarbeitenden arbeiten. KI-Agenten übernehmen dabei feste Rollen in euren Abteilungen, mit Namen und Zuständigkeit.

GeschäftsführungZiel, Tempo, Rahmen KI-Manager/inStabsstelle · Prozesslandkarte und Regeln Vertrieb Vertriebsleitung Vertriebsinnendienst Key Account Lead-Recherche Marketing Marketingleitung Redaktion Content & Kampagnen Marketing-Analyse Produktion Produktionsleitung Fertigungsplanung Arbeitsvorbereitung Qualitätsprüfung Service Serviceleitung Service-Assistenz Kundenservice Technischer Support Verwaltung Kaufm. Leitung Finanzassistenz Buchhaltung Office-Assistenz Eure Kunden sprechen mit euren Mitarbeitenden Service-Assistenz antwortet nur in festen Grenzen Wirkung: schneller, verlässlicher, besser vorbereitet Euer Wissengemeinsam für Menschen und Agenten · gehört euch ↺ Was im Alltag gelernt wird, fließt mit Freigabe zurück ins Wissen MenschKI-Agent in fester Rollelegt fest, wie selbstständig die KI arbeitet Rahmen: Regeln · Datenschutz · gelebte Kultur

Wer im System welche Verantwortung trägt

GeschäftsführungLegt fest, wohin es geht und wie weit: welche Stufe, welche Bereiche zuerst. Setzt den Rahmen und gibt dem Team Zeit für Freigaben.
KI-Manager/in (Stabsstelle)Behält alle Prozesse im Blick, führt die Prozesslandkarte und entscheidet mit der Geschäftsführung, welcher Prozess als Nächstes dazukommt.
ProzessownerMeist die Abteilungsleitung. Legt je Prozess fest, wie selbstständig der Agent arbeitet, und gibt frei, was freigegeben werden muss.
MitarbeitendeArbeiten mit den Agenten statt neben ihnen. Prüfen, entscheiden und mit Kunden sprechen bleibt bei ihnen.

Führung: Ob das System trägt, entscheidet sich weniger an der Technik als an der Führung: ob sie Zeit für Freigaben einplant, Regeln festlegt und selbst mit dem System arbeitet. Deshalb beginnt der Weg für viele mit dem Workshop KI-Strategie.

Wie die Arbeit läuft

Eine Anfrage, sechs Schritte. Mensch und Agent im Wechsel.

Das Organigramm zeigt, wer zuständig ist. Der Prozess zeigt, wie die Arbeit fließt. Eine Rolle arbeitet in mehreren Prozessen mit, und ein Prozess läuft über mehrere Rollen. Am Beispiel einer Kundenanfrage:

Menschen KI-Agenten 1 Anfrage erfassen Vertriebsinnendienst selbstständig in Grenzen 2 Anfrage einschätzen Vertriebsinnendienst nur Vorschlag 3 Entscheiden Key Account entscheidet 4 Angebot entwerfen Vertriebsinnendienst nur Vorschlag 5 Prüfen, freigeben Key Account gibt frei 6 Nachfassen Vertriebsinnendienst mit Rückfrage Euer WissenKundenhistorie · Preise · Vorlagen · Tonalität gemeinsameGrundlage Je Schritt festgelegt: selbstständig in Grenzen nur Vorschlag mit Rückfrage Mensch entscheidet Ein Angebot geht erst raus, wenn ein Mensch es freigibt

Welche Schritte ein Agent übernimmt und wie selbstständig er dabei arbeitet, legt ihr je Prozess fest. Genau diese Sicht für eure wichtigsten Prozesse ist das Ergebnis der Standortbestimmung: eure Prozesslandkarte.

Der Weg

In vier Stufen. Nach der dritten entscheidet ihr, ob ihr weitergeht.

Nach dem Pilot habt ihr ein Fundament und einen Bereich, der läuft. Ob ihr weitergeht, entscheidet ihr dann.

Stufe 1

Standortbestimmung

An einem Tag: welche Prozesse es gibt, auf welcher Stufe sie heute laufen und wie selbstständig die KI dort arbeiten soll.

Einstieg: StandortbestimmungErgebnis: eure Prozesslandkarte
Stufe 2

Sprint

Ein Prozess, ein Agent, euer Wissen als Dateien.

Einstieg: ein konkreter ProzessErgebnis: läuft im Alltag
Stufe 3

Pilot

Drei bis fünf Prozesse, Wissen aufgebaut, je Prozess festgelegt, wie selbstständig die KI arbeitet.

Ergebnis: das System gehört euch
Stufe 4

Begleitung

Weitere Prozesse, Lernschleife, Modellwechsel, Team befähigt.

So lange ihr wollt

Davor möglich: der Workshop KI-Strategie mit eurer Geschäftsführung. Der Pilot ist der Ausstiegspunkt: Danach läuft das System auch ohne uns.

Was wir übernehmen

Ihr entscheidet, wo wir aufhören.

Aufbauen, befähigen, betreuen: nacheinander oder parallel, je Bereich unterschiedlich.

Aufbauen

Wir legen Fundament, Regeln und Rollen an und bauen den ersten Bereich.

Befähigen

Wir bringen euer Team so weit, dass es das System selbst betreibt.

Betreuen

Wir übernehmen den Betrieb ganz oder teilweise, so lange ihr wollt.

Ein Angebot quer durch alle Ebenen

SystemeGespräch in TeamsDie Aufzeichnung liefert das Transkript.
WissenFirmen- und Kunden-DNA wird geladenLeistungen, Preise, Tonalität, Historie.
KI-AgentAgent entwirftAngebot mit Nutzenargumentation.
MenschWir prüfen und geben freiBeim Angebot immer.
SystemeLexoffice, HubSpot, MailAngebot, CRM-Eintrag und Anschreiben entstehen.
LernschleifeZurück ins WissenWas sich bewährt, wird mit Freigabe übernommen.
Einstieg

Klein anfangen, zum Festpreis. Kein Paket verpflichtet zum nächsten.

Für die Geschäftsführung

Workshop KI-Strategie

Mit eurer Geschäftsführung klären, wo KI euch nützt, welche Stufe ihr erreichen wollt und was der erste Schritt ist.

Workshop anfragen
An einem Tag

Standortbestimmung

Wir gehen eure Prozesse durch. Ergebnis ist eure Prozesslandkarte, mit festgelegter Selbstständigkeit der KI je Prozess.

Standortbestimmung anfragen
Direkt umsetzen

Ein konkreter Prozess

Ihr bringt einen Prozess mit, wir richten ihn mit einem Agenten ein, bis er im Alltag läuft.

Prozess besprechen

Erst einmal kostenlos: der KI-Fahrplan · oder direkt ein Strategiegespräch.

Häufige Fragen

Was im Gespräch zuerst kommt

Was ist ein KI-Unternehmenssystem?

Ein System, in dem KI-Agenten mit dem Wissen und nach den Prozessen eines Unternehmens arbeiten und Menschen je Prozess festlegen, was die KI allein darf und was sie freigeben. Es besteht aus fünf Ebenen: Systeme, Wissen und Prozesse, Agenten, Mensch, Wirkung. Ziel ist das Hybride Unternehmen, in dem Menschen und KI-Agenten als Kollegen arbeiten.

Warum reicht ChatGPT nicht?

Ein KI-Modell kennt euer Unternehmen nicht. Ohne euer Wissen, eure Prozesse und eure Regeln liefert es beliebige Ergebnisse. Das System gibt der KI genau diesen Kontext und legt fest, wer freigibt.

Wem gehört das Wissen, und was passiert, wenn wir das KI-Modell wechseln?

Euer Wissen und eure Prozesse liegen als lesbare Dateien in eurem eigenen Speicher. Die KI-Modelle sind austauschbar. Ein Wechsel ändert nichts am Fundament.

Wie viel Zeit kostet das unser Team?

Das hängt davon ab, wie viel die KI allein darf. Im Pilot messen wir den Aufwand für Freigaben und sagen es euch, bevor ihr weitergeht.

Darf die KI auch selbst handeln?

Ja, wenn ihr es wollt. Ihr legt je Prozess fest, ob ein Agent nur vorschlägt, mit Rückfrage ausführt oder innerhalb klarer Grenzen vollautomatisch handelt, etwa nur lesend, nur an interne Empfänger oder bis zu einem Betrag. Für jeden Prozess legen wir fest, was protokolliert wird und wie sich eine Aktion zurücknehmen lässt.

Müssen wir das danach selbst betreiben?

Nein. Ihr entscheidet: Wir befähigen euer Team, es selbst zu betreiben, oder wir betreuen den Betrieb ganz oder teilweise. Ein Wechsel ist jederzeit möglich.

Wir nutzen schon Microsoft Copilot oder eine KI-Plattform. Passt das?

Ja. Die Methode hängt nicht am Werkzeug: euer Wissen als lesbare Dateien, je Prozess festgelegt, was die KI allein darf, und eine Lernschleife. Wir bauen auf dem Weg auf, den ihr gewählt habt, und sagen offen, wo er Grenzen hat.

Wo liegen unsere Daten?

In euren eigenen Systemen und eurem eigenen Speicher. Sensible Bereiche werden für die KI gesperrt. Welche Modelle mit welchen Daten arbeiten dürfen, legen die Regeln fest.

Der erste Schritt ist kostenlos.

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